9 kỹ năng cần thiết dành cho kế toán viên

Bạn đang muốn trở thành một nhân viên kế toán chuyên nghiệp nhưng không biết mình cần những kỹ năng gì?

Hoặc bạn đang sợ mình đang thiếu một kỹ năng nào đó để trở thành một kế toán viên tuyệt vời.

Và đó chính là bài viết của ngày hôm nay, hãy đọc và nâng cao những kỹ năng này vì nó sẽ là công cụ sẽ giúp bạn thăng tiến trong công việc đấy!

#1 Kỹ năng phân tích

kỹ năng kế toán

Công việc kế toán đòi hỏi một con mắt tỉ mỉ và chi tiết.

Kế toán phải sàng lọc các hồ sơ tài chính khổng lồ để đảm bảo mọi chi tiết đều chính xác và cập nhật. Nếu không, phân tích của họ có thể mang lại kết quả không nhất quán.

Theo Bob Prather – tổng giám đốc tuyển dụng tài chính và kế toán của Tập đoàn Lucas – những kế toán giỏi nhất có thể nhìn vào báo cáo phân tích và nhanh chóng xác định liệu các sự kiện và số liệu có được tính toán hay không.

Ông nói thêm: “Các kế toán viên giỏi có thể kết hợp các phân tích lại với nhau. “Các kế toán viên giỏi xem xét kết quả đầu ra và đánh giá xem nó có hợp lý hay không, để không lãng phí thời gian của mọi người vào một phân tích vô nghĩa khi bạn lùi lại một bước và xem xét nó từ quan điểm thông thường.”

Do đó, hãy cố gắng tăng cường khả năng phân tích của bạn để trở thành một kế toán chuyên nghiệp nhé!

#2 Kỹ năng giao tiếp

Là một kế toán, bạn rất có thể sẽ làm việc với nhiều khách hàng và đồng nghiệp. Một ngày của bạn có thể bao gồm việc trả lời email và gọi điện cho khách hàng tùy thuộc vào vị trí của bạn, vì vậy bạn nên biết cách chuyển tiếp thông tin một cách nhanh chóng và ngắn gọn. Giao tiếp hiệu quả đảm bảo bạn có tất cả thông tin thích hợp để hoàn thành nhiệm vụ hoặc cung cấp các dự án phù hợp với mong đợi của người nhận.

Ví dụ: Bạn đang xem xét tài khoản của một khách hàng và nhận thấy rằng bạn đang thiếu báo cáo tài chính hàng quý của họ. Dữ liệu này rất quan trọng để bạn hoàn thành công việc của mình, vì vậy bạn cần gửi email cho họ. Bạn muốn họ hiểu những gì bạn đang yêu cầu ngay lập tức mà không cần phải trao đổi nhiều email để làm rõ.

Email của bạn có thể đơn giản như, “Tôi thiếu báo cáo hàng quý từ ngày 20 tháng 1 đến ngày 28 tháng 3 và cần nó để hoàn thành công việc của tôi trên tài khoản của bạn. Bạn có thể vui lòng gửi cái này qua sớm nhất có thể được không? ” Email chỉ định ngày chính xác bạn cần để họ có thể gửi báo cáo phù hợp.

Khả năng chuyển tiếp thông tin một cách rõ ràng và ngắn gọn bằng cách nâng cao kỹ năng nói và viết của bạn là điều cần thiết. Hãy cố gắng tu bổ và nói chuyện nhiều hơn với mọi người để nâng cao kỹ năng này nhé!

#3 Kỹ năng tổ chức

Bạn có thể làm việc với một lượng lớn thông tin tài chính hàng ngày và việc sắp xếp chúng một cách hệ thống sẽ làm tăng khả năng xác định dữ liệu nhanh chóng của bạn.

Hãy thử sắp xếp cả tệp vật lý và tệp kỹ thuật số của bạn để tăng hiệu quả. Việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái các tệp khách hàng có thể hữu ích hoặc bạn có thể sử dụng hệ thống mã màu để sắp xếp các công việc sắp tới, đang thực hiện và đã hoàn thành. Tạo một hệ thống thư mục trên máy tính cho phép bạn định vị thông tin số một cách dễ dàng.

Bạn có thể có nhiều cuộc họp cả trực tiếp và qua điện thoại, vì vậy bạn nên tìm một phương pháp đáng tin cậy để theo dõi các cuộc họp của mình.

Lịch giấy trên bàn làm việc của bạn có thể dùng như một lời nhắc nhở trực quan về các cuộc họp sắp tới, trong khi chương trình lịch kỹ thuật số có thể cho phép bạn nhận thông báo về các cuộc họp sắp tới. Sử dụng lịch cũng giúp bạn đảm bảo có đủ thời gian để hoàn thành công việc của mình.

Nhân viên kế toán phải có tổ chức cao để thu hút nhiều khách hàng, đáp ứng thời hạn và tuân theo các nguyên tắc báo cáo thích hợp.

Mỗi nhiệm vụ đòi hỏi một lượng lớn tài liệu, và những người làm kế toán vô tổ chức sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi các thủ tục giấy tờ quan trọng.

Logan Allec, người làm CPA, cho biết: “Cách tốt nhất để luôn cập nhật thời hạn là sắp xếp công việc có tổ chức. Tuy nhiên, ông giải thích rằng các kế toán viên tiềm năng nên trau dồi kỹ năng tổ chức của họ trước khi bước vào nghề. Allec nói: “Đạt được một hợp đồng kế toán sẽ không giúp bạn có tổ chức hơn một cách kỳ diệu. “Nếu bạn muốn trở thành một bậc thầy về tổ chức khi bắt tay vào sự nghiệp kế toán của mình, bạn cần phải bắt đầu tổ chức cuộc sống và trách nhiệm của mình ngay bây giờ.”

#4 Kỹ năng thích ứng

Giống như các khuôn khổ hướng dẫn về thuế và báo cáo tài chính, nghiệp vụ kế toán liên tục thay đổi và phát triển.

Kế toán phải luôn chuẩn bị để thích ứng với các tiêu chuẩn và giao thức đang thay đổi, cũng như các tiến bộ công nghệ, động lực tại nơi làm việc và các nền tảng mới để tương tác với khách hàng.

Khả năng thích ứng với phần mềm mới và thay đổi luật thuế có thể làm cho bạn hiệu quả hơn trong vai trò kế toán của mình. Bạn cũng có thể cần nhanh chóng phản hồi các yêu cầu từ khách hàng hoặc đồng nghiệp khác và biết cách thay đổi ngày làm việc của bạn để phù hợp với nhu cầu của họ cho thấy khả năng thích ứng của bạn. Tư duy phản biện cũng là một phần của khả năng thích ứng. Bạn sẽ có thể thu thập và đánh giá một lượng lớn dữ liệu trong một khoảng thời gian ngắn để đáp ứng thời hạn.

Ví dụ: hai khách hàng yêu cầu bạn gọi cho họ để trả lời các câu hỏi mà họ có về thuế của họ. Lịch của bạn cho thấy bạn có các cuộc hẹn cả ngày, vì vậy bạn phải quyết định xem vấn đề của họ có khẩn cấp hay không. Dựa trên email của khách hàng đầu tiên, bạn đánh giá rằng bạn có thể trả lời câu hỏi của họ qua email.

Khách hàng thứ hai dường như có một câu hỏi phức tạp hơn. Bạn quyết định dời một trong các cuộc hẹn của mình sang ngày hôm sau để bạn có thể gọi cho họ vào buổi chiều. Trong trường hợp này, bạn điều chỉnh ngày làm việc của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

#5 Kỹ năng quản lý thời gian

Nhiều kế toán làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Khả năng đa nhiệm và quản lý hiệu quả một lần đảm bảo kế toán có thể đáp ứng thời hạn và cung cấp kết quả hài lòng cho khách hàng của họ. 

Quản lý thời gian cho phép bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng hạn. Nó có thể giúp có một hệ thống hiệu quả để quản lý khối lượng công việc của bạn trong một khoảng thời gian được chỉ định. Lên lịch cho các công việc của bạn không chỉ có thể giúp bạn luôn ngăn nắp mà còn có thể cho bạn biết bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho một quy trình hoặc bước.

Một cách để làm điều này là liên tục ưu tiên danh sách nhiệm vụ của bạn theo thời hạn. Bạn có thể sắp xếp lịch của mình theo nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Có thể có những ngày mà một số bài tập của bạn mất nhiều thời gian hơn dự kiến, vì vậy bạn có thể xem lại danh sách của mình để biết bạn có thể chuyển sang những việc gì vào ngày hôm sau.

Ví dụ: bạn hy vọng sẽ hoàn thành bảng lương cho 10 khách hàng vào cuối ngày, nhưng bạn đã gặp phải một số sự chậm trễ. Chỉ còn một giờ trong ngày của bạn và bạn vẫn còn ba khách hàng. Tuy nhiên, bạn thấy rằng chỉ có một trong số những khách hàng đó là khẩn cấp. Bạn có thể chuyển hai khách hàng khác vào danh sách nhiệm vụ của mình cho sáng hôm sau.

#6 Kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo là một kỹ năng quan trọng trong kế toán. Khi nhà tuyển dụng của bạn có thể tin tưởng để bạn lập kế hoạch trước, suy nghĩ chiến lược và học hỏi công nghệ mới nhất, họ sẽ coi bạn là tài sản quý giá cho nhóm.

Đồng nghiệp của bạn có thể liên hệ với bạn khi họ cần tư vấn tài chính, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng để hỗ trợ các bộ phận khác khi có thể. Bạn có thể thể hiện rằng mình là một nhà lãnh đạo bằng cách trực tiếp đáp ứng nhu cầu của mình, cho dù đó là với khách hàng hay đồng nghiệp. Tự tin khi đưa ra những ý tưởng hoặc đề xuất mới cũng có thể chứng tỏ khả năng lãnh đạo của bạn.

Ví dụ: Bạn nhận thấy rằng bộ phận tiếp thị thường xuyên vượt quá ngân sách hàng tháng của họ. Nhà tuyển dụng của bạn có thể thấy hữu ích nếu bạn lên lịch một cuộc họp với trưởng bộ phận tiếp thị và người quản lý của bạn, nơi bạn giải thích những phát hiện của mình và đưa ra các giải pháp khả thi. Chủ động xác định thách thức và vượt qua nó có thể chứng tỏ phẩm chất lãnh đạo của bạn.

#7 Kỹ năng làm việc nhóm

kỹ năng kế toán 1

Trái ngược với định kiến của các kế toán viên làm việc một mình tại bàn giấy, nhiều chuyên gia kế toán làm việc theo nhóm.

Bằng cách tham gia vào các dự án nhóm và cộng tác với đồng nghiệp, kế toán viên có thể tạo ra kết quả tích cực cho tổ chức của họ và mở đường cho các cơ hội thăng tiến có giá trị.

Trở thành một người chơi trong nhóm và học hỏi từ những người khác là điều bắt buộc trong thế giới kế toán. Trao đổi ý tưởng với nhau và suy nghĩ thông qua các ý tưởng trong môi trường hợp tác giúp mang lại kết quả tốt nhất có thể và đảm bảo mọi phương án có thể đã được cân nhắc.

#8 Dịch vụ khách hàng

Cân nhắc phát triển các kỹ năng dịch vụ khách hàng của bạn để đảm bảo bạn duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng, hiểu nhu cầu của họ và nhanh chóng đưa ra phản ứng thỏa đáng. Khi bạn nói chuyện với khách hàng, hãy tương tác một cách chuyên nghiệp và lịch sự để thể hiện sự chân thành của bạn.

Để cải thiện kỹ năng dịch vụ khách hàng của bạn, hãy tích cực lắng nghe khách hàng của bạn để bạn có thể tìm hiểu thêm về các mối quan tâm hoặc yêu cầu của họ. Sau khi họ giải thích xong yêu cầu của mình, bạn có thể hình thành một câu trả lời tích cực, có định hướng mục tiêu và giải quyết thấu đáo nhu cầu của họ. Cộng tác với khách hàng để hình thành các giải pháp cũng có thể giúp họ cảm thấy được trân trọng hơn.

Cho dù bạn làm việc trong lĩnh vực kế toán nhà nước hay tư nhân, các kỹ năng dịch vụ khách hàng vững chắc cũng rất quan trọng. Nếu bạn làm việc trong một công ty kế toán công, bạn cần có khả năng giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng mới. Và nếu bạn làm việc trong kế toán doanh nghiệp, bạn phải đáp ứng nhu cầu của các bộ phận và người quản lý khác của tổ chức.

Các chuyên gia kế toán có thể thể hiện dịch vụ khách hàng tốt bằng cách nghiêm túc lắng nghe nhu cầu và mối quan tâm của khách hàng, cho dù họ là khách hàng nội bộ hay bên ngoài.

#9 Kỹ năng viết

Mặc dù bản chất của công việc kế toán dựa trên những con số, Allec nói rằng hầu hết các kế toán đều dành một lượng thời gian đáng kể để viết. Chúng bao gồm email và các thư từ khác dành cho những người không phải là chuyên gia kế toán, trong đó kế toán viên phải giải thích các ý tưởng và khái niệm phức tạp theo thuật ngữ của giáo dân.

Ngoài ra, họ soạn thảo các bản ghi nhớ cho các vị trí trên báo cáo tài chính hoặc tờ khai thuế, và họ viết các hướng dẫn và hướng dẫn để cải thiện hiệu quả trong công việc cho các thành viên trong nhóm. Allec nói: “Là một kế toán, bạn có thể sẽ có nhiều công việc viết lách phải làm hàng ngày. “Hầu hết các kế toán viên viết nhiều hơn những gì công chúng nghĩ, vì vậy có thể đáng để bạn trau dồi kỹ năng viết trước khi bắt đầu sự nghiệp kế toán của mình.”

5 1 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments